Когато планирате дейностите си, не забравяйте да вземете предвид времето за подготовка. Дори и най-простата конференция за пет до десет души изисква ясна организация и време. Освен това за отдела ще бъде много по-лесно да работи с предварителен план.
Инструкции
Етап 1
Напишете план за действие незабавно за годината. Това ще позволи, първо, да се изчисли приблизителен бюджет. На второ място, да се разпредели количеството работа между служителите. Трето, ако планирате да привлечете спонсори, веднага ще им изпратите пълен списък, за да могат да изберат промоция по свой вкус.
Стъпка 2
Разбийте плана си за дейности по месеци. Първо напишете в годишния, постоянен. След това нови, които не са провеждани преди. По-добре да направите таблица в Excel. Това ще ви позволи да редактирате плана при добавяне на нови промоции.
Стъпка 3
В таблицата направете седем колони и толкова редове, колкото са планираните събития. Първата колона е пореден номер. Определете го просто Не. Второто е името на събитието. Третата е датата на събитието. Четвъртото е описание. Петият е бюджетът. Шестото е името и фамилията на мениджъра, отговорен за организацията. Седмият е бележки. Тук ще напишете цялата полезна информация, която не сте обхванали в предишните клетки.
Стъпка 4
Четвъртата колона "Описание" изисква дешифриране. Поставете там груб план на събитието. Колко гости ще бъдат поканени. Това ще бъде бюфет маса или банкет. Посочете мястото (конферентна зала, ресторант, фоайе на хотела). Запишете кои компании могат да бъдат привлечени като спонсори. Каква е целта на събитието. Трябва ли да поръчам сувенири и покани предварително. Всичко това ще помогне за организацията на събитието и одобрението му от ръководството.
